目前，我国的企业档案网站建设相对薄弱，而北美企业的档案网站建设则相对比较成熟。因此，对北美企业档案网站进行分析，以期对我国企业档案网站建设有所启示。

一、北美企业档案网站分析

本文从美国档案工作者协会网站中《企业档案馆名录》选取四家典型企业档案网站,对其建设情况进行梳理、分析，了解国外企业档案网站建设的成功经验。

1.企业档案网站建设分析。第一，企业网站建立方式。哈德逊湾公司（The Hudson's Bay Company）是北美最早的商业股份公司，由档案部门建立的企业档案网站。2007年，哈德逊湾公司的纪录成为联合国教科文组织下《世界回忆录》的一部分。纪录包含了公司从1670年成立以来的历史，还包含了交易纪录、病历、员工个人日记、库存纪录、公司报告等，并被认为是近代历史上最早的纪录之一。由于其历史悠久，公司档案具有珍贵的历史价值，因此哈德逊湾公司于1994年将档案捐赠给曼尼托巴省档案馆，哈德逊湾公司档案网站也成为了曼尼托巴省档案网站的一部分，归于马尼托巴省档案网站。惠普公司是1939年于美国成立的资讯科技公司。惠普公司档案网站由公司自主建立，致力于提供早期惠普设备目录、惠普杂志和其他期刊，提供数字化的早期惠普印刷品以供在线利用。好时(HERSHEY'S)，北美地区最大的巧克力及巧克力类糖果制造商，创建于1894年。好时社区档案网站的建立是为保存、整理、编目，以便于文件的利用，从而促进对其创始人密尔顿和凯瑟琳好时的遗产的研究和了解。国际商业机器公司（IBM）是于1911年由托马斯·华生创立于美国，是全球最大的信息技术和业务解决方案公司。IBM档案记录了世界上最具影响力之一的信息技术公司的演变和成就。第二，企业档案网站类目设置。企业档案网站是通过一定的方式将馆藏资源有组织地再现于网络上，网站类目设置能基本反映出主要内容和框架结构，通过浏览类目设置，用户就能直观清晰地了解网站所提供的主要档案信息。哈德逊湾档案网站一级类目有关于哈德逊湾档案馆、查找、参观档案馆、远程研究、复制服务、缩微项目、家族历史研究、哈德逊湾档案参考咨询、常见问题解答；惠普档案网站一级类目有，目录、设备、期刊、更多文件、链接、惠普收购的无线电公司、惠普研讨会、志愿者、关于我们、视频/音频、查找；好时档案网站一级类目有，关于档案馆、在线资源、展览、馆藏和研究、常见问题回答、时间和利用、联系我们；IBM档案网站一级类目有展览、IBM年表、IBM100周年、文件、多媒体、有用链接、如何使用该网站、术语和条款。纵观四个企业档案网站的一级类目，其设置大体上遵循着企业档案馆的目的、原则以及定位，即以提供档案信息资源，实现企业历史、文化的宣传与扩大企业的影响力，并将其在企业档案网站建设中付诸实现。一级类目体现了企业档案网站利用互联网提供档案的远程利用。

2.网上档案资源分析。第一，网站信息内容丰富。四家企业档案网站提供丰富且高质量的档案信息资源，从企业初创至今大约有100年左右的历史均存有档案可查。从纵向来看，以IBM为例，虽然其成立于1911年，但起源可以追溯到1880年，因此IBM企业档案馆网站的年表便是从1880年开始，以每个年代为一个单位，介绍这一年代发生的大事，此外在每个年代下分设其对应的年份，每个年份都有IBM在技术的进步、机器的发布以及人员的调动等大事记载。从横向来看，以惠普公司为例，档案网站中明确指出可供搜索的PDF目录是这个网站的基石之一。该网站大部分可查阅的档案均为PDF格式，一部分是将早期的档案文件数字化成PDF格式的文件，另一部分是直接生成的PDF文件并将其细分为，目录、设备、期刊、其他文件、惠普前身、惠普研讨会六部分内容，均可按照时间、机器编号进行查找，提供在线阅览以及下载服务。除了这些大量的文本档案之外，还有多媒体形式档案可供查阅。第二，网上信息资源整合。四个档案网站不仅提供大量可在线查阅的档案信息，也重视对档案信息的整合，提供经过加工的档案展览、档案专题等等。哈德逊湾档案网站除此之外还提供网站的友情链接，哈德逊湾档案网站提供统计机构、政府房产办公室等链接，以便于用户能从不同渠道找到其需要的档案信息，不但能避免企业档案网站出现“孤岛现象”，同时有助于本网站的宣传和推广。档案用户可以通过这些链接实现信息多途径的沟通、全方位共享，这样有利于各企业档案网站之间和其他档案机构信息的相互交流，方便各档案机构互相学习，从而提高档案网站内容的集成性和便利性。第三，网上特色信息资源。企业档案信息资源集“共性”与“个性”于一身，既有“共性”特点的常规档案，根据自身特点也有“个性”的档案，“个性”的档案信息资源是企业档案网站的亮点。如IBM100周年档案展览中，用100个图标加上一小段文字简明扼要地总结了IBM成立一个世纪以来的100项创新；提供对100项创新杰出贡献的IBM员工进行采访的影片。好时社区档案网站中设有博客，每个月更新两至三个小专题，这些小专题都涉及好时的历史的某个方面，这些专题的材料都是由档案而来，经过档案工作人员编辑以图文并茂的形式进行展示。

3.企业档案网站功能。第一，宣传功能。企业档案网站在满足用户对各种档案的利用需求的同时，也达到了宣传企业的效果。好时社区档案网站全方位、多角度地宣传了企业，档案的在线展览包括其创始人生平、产品的研发、周年庆等，用户能感受到企业的文化氛围。此外还开通了好时社区档案博客、微博客，使利用者对公司文化有了更深的了解。第二，服务利用功能。利用服务分两个部分。一部分是在线服务利用。包括服务利用指南，在线搜索小贴士从利用者的角度出发，详细向用户说明如何进行各种方式的搜索、在线检索方法等。还开通了表格下载功能、照片和图片复制功能。有的网站还有Google搜索引擎，帮助充分利用网上资源。另一部分是实体服务利用。介绍了档案馆的职能、到达档案馆的路径及地图，及档案馆的开放时间等信息。第三，交流互动功能。通过设置反馈信息栏，读者意见或建议箱及留言本，FAQ栏目等，档案用户可以对档案网站所提供的服务进行反馈意见和建议，有助于增强档案馆与用户的交流和沟通、提高档案馆服务质量。此外，用户还可以通过在网上填写预约单，包括联系电话、地址等相关信息，联系档案馆工作人员有关馆藏、资源、档案的利用等或预约到档案馆参观学习。惠普公司以及好时公司在档案网站上招募志愿者，希望能借助社会公众的力量补充一些档案资料缺失，帮助完成档案的数字化工作。

二、对我国企业档案网站设计的启示

1.档案行政部门加强指导企业档案网站的建设。加拿大哈德逊湾公司档案网站是马尼托巴省档案网站的子网站，与其他三个企业自主建立的档案网站相比网站内容更丰富。因此，政府力量的介入对企业档案网站的建设会产生促进作用，我国的档案行政管理部门应加强对企业档案网站建设的指导。首先，引导有历史的大型企业积极地投入到本企业的档案网站建设工作，开发档案信息资源，宣传企业文化。已在企业局域网内部建立档案信息网络可以在此基础上进一步在互联网上建立档案网站。其次，针对当前我国企业的档案网站普遍尚未建立的状况，档案行政部门可结合国外优秀档案网站以及国内企业的特点，出台档案网站建设的推荐性标准，指导企业档案网站建设。最后，积极做好企业档案管理人员的培训，提高企业档案管理人员的档案意识和管理水平，及时总结典型经验并加以推广。

2.推进档案信息化建设。一方面，档案信息化是开展网络化服务的前提和基础，也是建立企业档案网站的基础。企业应该根据自身情况循序渐进地开展档案信息化工作，重视档案目录的数字化及档案全文数据库的建设。另一方面，注重电子文件的归档以及管理，随着信息化步伐的加快，产生越来越多的电子文件，因此亟需对电子文件进行有效的管理。此外，档案信息的数字化过程中应重视数字化信息的构成，要建立丰富多样、具有特色的档案资源体系。企业档案网站建设应重视特色档案的展示，如公司创始人的档案；公司的得意产品、广告宣传片等；公司或所在行业历史发展中具有典型意义和纪念意义的实物；公司各种正式出版物和内部编印材料，公司领导和重要员工出版的著作和发表的文章；公司重要的科技档案；对公司领导和重要员工采访形成的口述档案等。

3.重视企业文化与档案用户。北美许多大型企业具有悠久的历史，这些“百年老店”均重视档案管理工作，重视企业历史的研究。通过企业的历史文化提升企业的软实力，从而促进企业的可持续发展。我国企业想要做大做强也必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理，档案是企业历史的沉淀物，管理好档案对企业是颇有裨益的。企业档案网站与企业档案馆的性质一致，主要是为了企业内部的用户，但企业档案网站作为对外开放的档案平台，为公众提供档案服务也尤为重要的，在满足用户利用需求的同时也能达到宣传企业的效果。因此企业档案网站要更加注重档案用户，提供丰富的档案以供查询和利用。