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辽宁省高校档案网站建设调查
发布时间:2018-10-19 访问次数:95 沈阳志鼎科技

一、档案网站的基本信息

1.网站数量。在所统计的74 所高校中,不论是以网站还是网页等形式,辽宁省仅有50%的档案馆(室)可以在网上找到相关信息,其中26 所高校的档案馆(室)建立了档案网站,占统计总数的35%,“985 ”、“211 ”大学建站率为75%,一般院校为51%,专科院校为14%,高职院校为12%。

2.网站名称、域名及入口方式。被调查的26 个高校档案网站的名称全部都是本校名称+档案馆(室)组成,所使用的域名都不是自己独立注册,而是学校分配的子域名。进入档案网站的方式有两种:一种是通过百度等搜索引擎直接进入,这样的网站有20 个;一种是通过本校网站主页进入,这种方式又有以下几种情况:(1)由学校网站首页→档案专栏,点击一次链接进入的有5个网站。(2)由学校网站首页→机构设置→档案专栏,点击两次链接进入的有15 个网站。(3)由学校网站首页→机构设置→办公室→档案专栏,点击三次链接进入的有5个网站。(4)由学校网站首页→机构设置→管理单位→办公室→档案专栏,点击四次链接进入的有1个网站。对于利用者来说,更希望通过百度查询的方法直接进入网站,如果必须通过学校主页进入,也不希望有多层链接,这样可以减少用户等待时间,提高利用效率。

二、档案网站的主要内容

1.档案馆(室)概述。这部分内容应该有馆(室)沿革、现状、机构或岗位设置及职责、馆藏信息等基本情况介绍。所调查的26 个网站中有23 个都设立了馆(室)介绍栏目,占调查比例的88%,有9个单位开辟了机构(岗位)设置栏目并有5个单位一一对应了岗位职责范围,而有11 个单位只在“法规”栏目中公布了通用的档案人员工作职责。1个单位有职责栏目但链接下却无相关内容。有14 个单位在网站中介绍了本校的馆藏信息,占调查比例的54%,其中有2个单位是以数字形式介绍的。1个单位只有栏目没有相关内容。值得提及的是,有的学校将“馆藏介绍”放在“服务指南”、“馆内动态”等栏目中,笔者认为,此项内容还是放在“概况”介绍中更规范些。在此项调查中,推荐东北大学、辽宁科技学院档案网站的相关内容予以借鉴。

2.通知公告、工作动态信息。“通知公告”是告知相关部门及人员须知或必办的事项,“工作动态”是让利用者了解档案部门一些新近工作信息,很显然,缺少这两个栏目的网站内容是不完整的。所调查的26 个网站中有23 个分别设立了以上两个栏目,占调查比例的88%。多数网站档案工作信息更新速度缓慢,有的近3年没有相关内容;有的“工作动态”栏目下的内容看不出具体的年份;还有的二级栏目下的内容混杂,如“工作动态”栏目下有国家法规、卷内目录样表、归档通知、案卷质量要求、分工示意图、全馆概况等,这显然是不够规范。以上栏目使用较好的单位有东北大学、大连医科大学、辽宁石油化工大学,其特点是内容规范,时间新近。

3.政策法规。档案政策法规是档案建设发展的基本保障,本校档案规章是学校依法治校、依法管档的重要标志。调查的26 个网站中有24 个设立了“政策法规”栏并有相关内容,占调查总数的92%。笔者认为上级法规应含有:《国家档案法及实施细则》、《国家保密法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《电子公文归档管理暂行办法》、《高校档案管理办法》、《高校档案实体分类法》、《高校档案工作规范以及本省市相关法规》,管理干部人事档案的还应有中组部关于干部档案管理的相关规定。本校规章中应包括:本校档案管理办法及关于文件整理归档、统计利用、鉴定销毁、消防安全管理制度等。从调查情况看,有的网站收集的上级法规较全,更多的网站收录的本校规章较全。有几个网站将上级法规和本校规章合放在一个栏目下且不按层次排序,内容较混乱。建议参照沈阳工业大学、沈阳化工大学、辽宁科技学院档案网站的做法,在政策法规一级栏目下设立国家、地方、本校三个二级标题,并将相关内容放在其中,使利用者一目了然。

4.业务指导。档案工作专业性较强,文件的整理、立卷、归档等工作环节需要有很明确的指导要求。特别对于职位经常变化的兼职档案员来说这一点更显得尤为重要。业务指导栏目下应该有文件整理要求、归档范围、立卷规范、移交手续、网上归档方法、问题咨询等内容。调查的26 个网站上有10 个有“业务指导”栏并有相关内容,所占比例为38%,有6个网站的相关内容放在其他栏目中,10 个网站无相关内容,所占比例为38%。特别指出的是东北大学、辽宁师范大学、大连大学、辽宁科技大学、鞍山师范学院将归档范围细化到学校各个部门中,这样一来工作指导性更明确,可操作性更强。

有的网站将此部分内容放到“服务指南”或“规章制度”中,笔者认为服务指南栏目下应偏重于服务利用有关内容,规章制度中关于文件整理、立卷、归档等方面的规定不妨也抽出来放在业务指导栏中,这样更便于相关业务人员查询并依照执行。

5.服务指南。本部分内容的偏重点应是对档案利用者的指导,它应该包括档案利用方法、服务时间、联系方式、办事流程、常见问题解答、网上咨询、相关资料表格下载等。26 个网站中有12 个设立了服务利用指南栏目并有相关内容,占统计比例的46%,8个网站既无栏目也无内容,占统计比例的31%,6个网站的相关内容或放在“业务流程”,或放在“工作规范”等其他栏目中。其中有5个网站将立卷归档要求流程和档案查询利用流程放在一个栏目下,笔者认为前者放在“业务指导”栏目中更规范。

6.特色档案。特色档案是能够反映本校或本地历史文化及名人、名胜的各种形式和载体的记录材料。它不仅可以丰富网站的内容,还可以使档案的文化价值得到充分的发挥。可以通过设置档案博览、珍档荟萃、网上展览、名人介绍、学校变迁等专栏形式表现出来。调查情况如下表:有相关栏目有内容的11 个,有相关栏目无内容的6个,无相关栏目及内容的9个。此项调查推荐大连大学档案馆网站上的“校史珍藏”部分予以借鉴。

7.档案编研、学术研究信息。从调研结果看,多数档案网站缺乏档案编研和学术研究信息。10 个网站无相关栏目和内容,8个网站有栏目无内容,8个网站上的相关内容也仅仅停留在本校大事记,档案编研成果简介上,没有更深入、更有价值的学术研究内容。建议档案人员加强编研工作,提高档案信息的开发利用水平,为网站提供更为丰富的内容。这不仅传播知识,提供服务,还宣传档案工作。

三、档案网站功能

1.检索功能。档案网站作为提供档案查询利用服务的窗口,检索功能应该发挥重要的作用。从调查结果看,绝大多数网站不具备检索功能。即使有11 个网站上安上了档案管理系统软件,除了对口相关人员外,其他人没有用户名和密码也无法使用。有4个网站设立了教学、科研、学术成果、学生档案查询,但因多种原因,其作用也没有百分百地发挥出来。

2.交互功能。交互功能是指档案信息网站与访问者之间相互交流的功能,实现这一功能的形式有论坛(BBS)、留言板等。网站管理者可以在论坛上发起档案学术专题讨论等活动,访问者可以在论坛上发表自己对网站的看法和意见,也可以通过这个渠道或留言板向档案部门提出服务请求和相关资讯,档案部门的业务人员可以对这些留言在线回复。26 个网站无一设立此项功能,只有东北大学通过网上咨询解答形式与档案利用者开展互动。

3.网站链接、下载功能。通过链接与本网站相关的网站,可以丰富内容,扩大信息资源,进一步方便广大利用者。调查的26 个网站中16 个设立了链接功能,占调查比例的62%。

“下载”是指档案信息利用者从网站中将所需资料或者表格的电子数据通过一个“下载”字样的按钮,移动复制到个人计算机中的操作。这个操作可以省去基层单位或利用者前期笔录的操作,直接下载表格的电子文件模板,填写后也可以通过互联网互相传送,省时又省力。26 个网站中有13 个设立了下载专区,还有的网站将此项功能分设在“业务指导”和“服务指南”中。

4.站内搜索、网站地图。站内搜索是档案信息利用者通过输入关键字就可以直接找到对应的信息,从而减少查找的盲目性。网站地图的功能虽然和站内搜索一样,但它给用户提供的是全网站所有信息的分类目录和某个信息所处的位置,起到导航的作用。这应该是各个网站优化服务的一项重要内容,遗憾的是所调查的26 个网站只有大连医科大学档案网站设立了“站内搜索”,沈阳工业大学设立了“网站地图”。

5.统计功能。通过网页访问计数器形式统计本网站被访问的次数,从而使档案管理者了解本单位网站的使用率,以便进一步改进网站建设工作。调查的26 个网站中6个设立了此项功能。

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